Apostilamento de documentos: para que serve e onde fazer

Documento oficial com carimbo e assinatura

Existe um erro que custa caro e é quase invisível: a pessoa organiza a mudança inteira, embarca, e só do outro lado descobre que a certidão que levou não vale nada sem um carimbo que só se consegue no Brasil. Refazer à distância significa procuração, parente a correr ao cartório e semanas perdidas.

Esse carimbo é a apostila da Haia. Este guia responde, pela ordem, às perguntas que as pessoas fazem antes de mexer em documento nenhum: o que é, para que serve, se tem validade, onde se faz e quanto tempo demora.

O que é e para que serve exatamente

O Conselho Nacional de Justiça define a apostila como um certificado emitido nos termos da Convenção da Apostila que autentica a origem de um documento público.

Guarde essa palavra: origem. É aí que está toda a lógica do sistema, e é o que quase ninguém explica.

Um funcionário público em Portugal, no Canadá ou na Itália não tem como saber se aquela assinatura no fim da sua certidão de nascimento é mesmo de um oficial de registo brasileiro. Não conhece o carimbo, não conhece o cartório, não tem base de dados para consultar. A apostila resolve exatamente esse problema: é um segundo documento, num formato padronizado internacionalmente, que diz «esta assinatura é autêntica e esta pessoa tinha poderes para assinar».

O que a apostila NÃO faz — e isto evita mal-entendidos

Aqui está a parte que gera confusão e vale a pena fixar.

A apostila certifica a autenticidade da assinatura, a qualidade em que assinou quem assinou e, quando aplicável, a identidade do selo ou carimbo. Não certifica o conteúdo.

Traduzindo com um exemplo concreto: uma apostila numa certidão de nascimento confirma que o documento saiu mesmo de um cartório brasileiro legítimo. Não confirma que o nome e a data de nascimento ali escritos estão corretos. Isso continua a ser responsabilidade de quem emitiu a certidão.

Duas consequências práticas:

Se houver um erro na sua certidão — nome trocado, data errada, averbação em falta — apostilar não conserta nada. Corrija a certidão primeiro, no cartório de origem, e só depois apostile;
A apostila não obriga o país de destino a aceitar o documento para aquele fim. Ela remove a dúvida sobre a autenticidade. Os requisitos próprios de cada processo continuam a valer.

A apostila tem validade? A resposta curta é não

Esta é a dúvida mais procurada de todas sobre o assunto, e a resposta oficial é clara: a apostila não expira.

Segundo a própria Conferência da Haia, que administra a Convenção, uma apostila validamente emitida produz efeitos enquanto for identificável e permanecer ligada ao documento público subjacente — a Convenção não estabelece qualquer limite temporal.

Mas — e é um «mas» grande — o documento por baixo da apostila pode ter prazo.

É aqui que os processos morrem. A certidão de antecedentes criminais costuma ser aceite apenas se tiver poucos meses. Certidões de nascimento e casamento em inteiro teor, idem, dependendo do país e do processo. O carimbo continua válido para sempre; o papel por baixo é que envelheceu.

A ordem certa, portanto: emitir a certidão nova primeiro, apostilar logo a seguir, e fazer isso perto da data em que vai entregar — não com um ano de antecedência. Apostilar cedo de mais é pagar duas vezes pela mesma coisa.

E emita em inteiro teor, não em breve relato. O inteiro teor traz todas as averbações — casamento, divórcio, alteração de nome — e é o formato que os órgãos estrangeiros costumam exigir.

Onde fazer: o cartório certo, não qualquer cartório

A apostila é emitida em cartórios autorizados no Brasil. Não precisa de ser o cartório que emitiu o documento — qualquer cartório habilitado consegue apostilar qualquer documento público brasileiro.

Mas nem todo o cartório é autorizado, e é por isso que muita gente faz viagem perdida. O CNJ mantém uma busca oficial de cartórios autorizados por estado e cidade, ligada no fim deste texto. Consulte antes de sair de casa.

Muitos cartórios aceitam pedido à distância, com envio pelos correios — o que resolve a vida de quem não mora numa capital. Ligue antes e pergunte, porque isso varia de cartório para cartório.

Quanto custa e quanto demora

O valor é definido por tabela estadual de emolumentos e varia de estado para estado, além de ser atualizado periodicamente. Por isso não vale a pena guiar-se por valores vistos em vídeos ou artigos antigos, incluindo este: confirme a tabela em vigor no seu estado, ou pergunte diretamente ao cartório.

O que é previsível é a estrutura do custo, e é isso que deve entrar no seu orçamento:

O custo de emitir cada certidão nova (que muita gente esquece de contar);
O custo da apostila, por documento — é cobrada uma por documento, não uma por pessoa;
Se for caso disso, o custo da tradução.

Uma família de quatro pessoas, com certidões, antecedentes e diplomas, junta facilmente mais de uma dezena de documentos. Multiplique antes de se assustar depois.

O prazo, em cartório presencial, costuma ser de poucos dias.

Apostila eletrónica e como verificar se uma apostila é verdadeira

Existe desde 2006 um programa internacional de apostila eletrónica (e-APP), criado para permitir a emissão e a verificação de apostilas em formato digital. Uma apostila eletrónica é assinada digitalmente, ligada a um certificado seguro, e tem de ser aceite por todos os países signatários da Convenção — não é um formato de segunda categoria.

Do lado da verificação, o CNJ disponibiliza um serviço de validação de apostila, também ligado no fim deste texto. Serve para dois casos:

Confirmar que uma apostila emitida no Brasil consta do sistema — útil se o órgão estrangeiro levantar dúvidas;
Verificar um documento que lhe apresentaram e sobre o qual tem dúvidas.

O que apostilar antes de embarcar

A lista depende do seu projeto de vida, mas estes documentos aparecem em quase todos os processos:

Documento	Para que serve lá	Prioridade
Certidão de nascimento	Base de quase todo processo, inclusive de familiares	Alta
Certidão de casamento	Reagrupamento familiar, alteração de estado civil	Alta, se casado
Certidão de antecedentes criminais	Pedidos de residência e alguns empregos	Alta
Diploma e histórico escolar	Reconhecimento de estudos e concursos	Alta, se pretende estudar ou exercer profissão regulada
Carteira de vacinação	Matrícula escolar dos filhos	Média, com filhos
Procuração	Resolver pendências no Brasil à distância	Alta, se deixa bens ou processos abertos
Certidão de óbito de cônjuge	Comprovação de estado civil	Conforme o caso

O que não precisa de apostila

Nem tudo passa por este processo, e apostilar por precaução é dinheiro deitado fora:

Passaporte — é documento de viagem, reconhecido internacionalmente por natureza;
Documentos que vai usar só no Brasil;
Documentos particulares sem reconhecimento de firma — a apostila certifica ato público; um contrato entre particulares precisa antes de ser reconhecido em cartório;
Comprovativos de morada comuns, como contas de luz;
Documentos para países que não assinaram a Convenção — nesses casos o caminho é a legalização consular tradicional, que é outro processo.

Cidadania italiana: o caso que gera mais dúvidas

É um dos motivos mais comuns para procurar apostila no Brasil, e tem particularidades que valem um aviso.

No processo de reconhecimento de cidadania italiana por descendência, os documentos brasileiros da linha familiar — certidões de nascimento, casamento e óbito dos antepassados e dos descendentes — precisam de ser apresentados às autoridades italianas devidamente apostilados e traduzidos.

Três pontos práticos que poupam meses:

Peça tudo em inteiro teor. Num processo de cidadania, as averbações são justamente o que importa — é nelas que aparecem os dados que ligam uma geração à seguinte;
Divergências de nome são a regra, não a exceção. Sobrenomes italianos aportuguesados ao longo de gerações geram diferenças entre documentos. Isso resolve-se por retificação no Brasil, antes de apostilar — apostilar um documento com erro não resolve o erro;
Confirme as exigências do órgão que vai receber. Consulado, comune italiana ou processo judicial têm práticas diferentes quanto a tradução e a quem pode traduzir. Perguntar antes custa um e-mail; errar custa uma viagem.

Estados Unidos, Canadá e outros destinos

A lógica é a mesma em qualquer país signatário da Convenção: documento público brasileiro apostilado no Brasil, para ser apresentado lá fora. O que muda é a tradução.

Portugal: como o idioma é o mesmo, documentos brasileiros em português normalmente não precisam de tradução. É uma poupança relevante;
Estados Unidos, Canadá, Espanha, Irlanda, Itália e afins: é preciso tradução feita por tradutor aceite no país de destino ou por tradutor juramentado no Brasil, conforme a exigência de quem recebe.

E a ordem importa: apostilar primeiro, traduzir depois, para que a tradução cubra também o texto da apostila. Quem traduz antes costuma ter de voltar ao tradutor.

Quem está a avaliar destinos encontra o panorama em como imigrar para o Canadá e em como morar nos Estados Unidos legalmente.

O caminho inverso: documento estrangeiro para usar no Brasil

Esta pergunta aparece muito e quase nunca é respondida, então fica aqui.

Se tem um documento emitido noutro país e precisa de o usar no Brasil — certidão de casamento feita em Portugal, diploma tirado na Argentina, certidão de nascimento de um filho nascido no estrangeiro —, a lógica inverte-se:

A apostila é feita no país que emitiu o documento, pela autoridade competente desse país. Não é feita no Brasil, e nenhum cartório brasileiro pode apostilar documento estrangeiro;
Já no Brasil, o documento apostilado normalmente precisa de tradução juramentada feita por tradutor público matriculado numa junta comercial brasileira;
Conforme o uso, pode ainda ser necessário registo ou averbação no cartório competente no Brasil — é o caso típico de casamento realizado no estrangeiro que se quer fazer valer aqui.

E se o país de origem não for signatário da Convenção, não há apostila: o caminho é a legalização no consulado brasileiro naquele país.

Um plano em quatro passos

Liste os processos que vai enfrentar no destino: residência, escola dos filhos, exercício de profissão, casamento, bens no Brasil;
Para cada processo, anote os documentos exigidos. A lista sai encurtada, não inflada;
Emita tudo novo, em inteiro teor, no mês anterior ao embarque — e confira os dados antes de apostilar;
Apostile em bloco, no mesmo cartório autorizado, e digitalize tudo antes de guardar. Deixe cópia digital na nuvem e envie para o seu próprio e-mail.

Documento perdido em mudança é comum. Cópia digital não substitui o original num processo formal, mas resolve consultas, prova o que existia e agiliza uma segunda via pedida à distância.

Resumindo

A apostila autentica a origem do documento, não o conteúdo;
A apostila não expira. O documento por baixo dela é que pode expirar;
Emita a certidão nova primeiro, apostile depois, perto da data de entrega;
Só cartórios autorizados emitem — confirme na busca do CNJ antes de se deslocar;
Apostilar primeiro, traduzir depois;
Documento estrangeiro apostila-se no país de origem, e no Brasil pede tradução juramentada.

Apostile pouco, mas apostile o certo, e faça isso com o documento recém-emitido. É uma tarde de cartório que evita meses de dor de cabeça do outro lado do Atlântico.

Perguntas frequentes

O apostilamento de documentos tem validade?

A apostila em si não expira. Segundo a Conferência da Haia, uma apostila validamente emitida produz efeitos enquanto for identificável e permanecer ligada ao documento, e a Convenção não estabelece limite temporal. O que pode expirar é o documento por baixo dela: certidões de antecedentes criminais e certidões em inteiro teor costumam ser aceites apenas quando emitidas há poucos meses.

Para que serve o apostilamento de documentos?

Serve para que um documento público brasileiro seja aceite nos outros países signatários da Convenção da Apostila. Ele autentica a origem do documento — a assinatura, a qualidade de quem assinou e o selo — de modo que uma autoridade estrangeira, que não conhece os cartórios brasileiros, possa confiar que aquilo é oficial.

A apostila garante que o conteúdo do documento está correto?

Não. A apostila certifica a autenticidade da assinatura, a qualidade em que a pessoa assinou e a identidade do selo ou carimbo. Não certifica que as informações do documento estão certas. Se houver erro na certidão, é preciso corrigi-la no cartório de origem antes de apostilar.

Onde fazer o apostilamento de documentos?

Em cartórios autorizados no Brasil. Não precisa de ser o cartório que emitiu o documento, mas tem de ser um cartório habilitado — e nem todos são. O CNJ mantém uma busca oficial de cartórios autorizados por estado e cidade. Muitos aceitam pedido à distância com envio pelos correios.

Quanto custa apostilar um documento?

O valor é definido por tabela estadual de emolumentos, varia de estado para estado e é atualizado periodicamente, pelo que deve confirmar a tabela em vigor no seu estado ou perguntar ao cartório. A apostila é cobrada por documento, não por pessoa, e a esse valor soma-se o custo de emitir cada certidão nova.

Como apostilar documentos para a cidadania italiana?

As certidões brasileiras da linha familiar devem ser pedidas em inteiro teor, apostiladas e depois traduzidas. Divergências de nome entre gerações são comuns e devem ser retificadas no Brasil antes do apostilamento, porque apostilar um documento com erro não corrige o erro. Confirme com o consulado, a comune ou o processo judicial quais as exigências de tradução.

Como apostilar um documento estrangeiro para usar no Brasil?

A apostila tem de ser feita no país que emitiu o documento, pela autoridade competente desse país — nenhum cartório brasileiro pode apostilar documento estrangeiro. Já no Brasil, o documento normalmente precisa de tradução juramentada feita por tradutor público matriculado em junta comercial, e conforme o uso pode exigir registo ou averbação em cartório.

Qual é a ordem certa: apostilar ou traduzir primeiro?

Apostilar primeiro, traduzir depois, para que a tradução cubra também o texto da apostila. Para Portugal, em geral a tradução nem é necessária, porque o idioma é o mesmo.

Preciso apostilar o passaporte?

Não. O passaporte é documento de viagem e já é reconhecido internacionalmente. Também não precisam de apostila os documentos que vai usar apenas no Brasil, nem comprovativos de morada comuns como contas de luz.

Existe apostila eletrónica?

Sim. O programa e-APP, lançado em 2006, permite a emissão e verificação de apostilas em formato digital. A apostila eletrónica é assinada digitalmente e ligada a um certificado seguro, e tem de ser aceite por todos os países signatários da Convenção. O CNJ disponibiliza ainda um serviço de validação de apostila.

E se o país de destino não assinou a Convenção da Apostila?

Nesse caso não há apostila. O caminho é a legalização consular tradicional, feita junto do consulado do país de destino no Brasil. No sentido inverso, um documento vindo de um país não signatário legaliza-se no consulado brasileiro naquele país.